Co decyduje o dobrej współpracy z biurem rachunkowym?

       Bardzo częste zmiany w prawie podatkowym, przede wszystkim w podatku VAT przyprawiają większość z nas  o ból głowy. Zamiast skupić się na prowadzeniu i rozwoju firmy zmuszeni jesteśmy do śledzenia zmieniających się przepisów i pilnowania poprawności zapisów w deklaracjach CIT, ZUS czy PIT, zajmowania się sprawami pracowniczymi i rozliczeniami z ZUS.
     W pewnym momencie swojej działalności gospodarczej stajemy w końcu „pod ścianą” zmuszeni do wyboru: zatrudnić księgową czy też zlecić prowadzenie księgowości biuru rachunkowemu. Nierzadko  taka decyzja zapada już na etapie planowania nowego biznesu. Często się też zdarza, że wiele przyszłych firm  nie startuje ze swoją nową działalnością gospodarczą z obawy przed wielkością i złożonością podatków.
    W większości przypadków rozsądek, względy ekonomiczne i inne czynniki decydują, że nasz wybór pada  na  profesjonalne biuro rachunkowe, z którego znalezieniem nie powinniśmy mieć problemu. Warto jednak pamiętać, że za wysoką jakość usług księgowo-podatkowych będziemy musieli nieco więcej zapłacić.
     Jeszcze przed podpisaniem umowy możemy dokonać rozeznania na temat konkretnego biura a podczas bezpośredniej rozmowy „dopytać” o zasady przyszłej współpracy. A na co w szczególności powinniśmy zwrócić uwagę aby nasze relacje z firmą zewnętrzną były miłe i owocne przez długi okres czasu?

1. Poznaj dokładnie ofertę biura
     Już podczas pierwszego spotkania możesz dowiedzieć się jaki będzie standardowy zakres obowiązków biura w stosunku do Twojej firmy. Dowiedz się jakie informacje i w jakim czasie będziesz otrzymywać drogą elektroniczną? W jakich sytuacjach księgowa będzie dzwonić do Ciebie na komórkę lub pisać maila? Jakie dokumenty będziesz otrzymywać i o jakie możesz poprosić w ramach podpisanej umowy? Niezależnie od tego możesz wynegocjować zakres usług dodatkowych dostosowanych do Twoich potrzeb. Dopilnuj aby wszystkie ustalenia poczynione ustnie zostały zawarte w umowie.
2. Zapytaj o swoje obowiązki
     To ważny temat aby w uniknąć w przyszłości nieporozumień i konfliktów. Ustal termin i sposób comiesięcznego dostarczania faktur oraz innych dokumentów. Dowiedz się w jaki sposób powinieneś je przygotować przed oddaniem, na co należy zwracać uwagę w momencie ich wystawiania lub otrzymywania od kontrahentów.
3. Pilnuj terminów
     Większość Klientów oczekuje natychmiastowej reakcji biura w trudnej, kryzysowej sytuacji. Natomiast ze swojej strony dotrzymywanie terminów uważa za sprawę mało istotną we wzajemnej współpracy.
     Dostarczaj dokumenty do biura w ustalonym czasie! Zagwarantuje to wykonanie  twoich rozliczeń z urzędami na czas,  da też możliwość odbycia konsultacji w przypadku pojawienia się komplikacji. Czekanie do ostatniego momentu, przekraczanie terminów w dostarczeniu lub przesłaniu dokumentów bardzo utrudnia pracę Twojej księgowej.
4. Uzgodnij sposoby szybkiego kontaktu z biurem
     Jeżeli w czasie Twojej działalności pojawiają się problemy podatkowe skontaktuj się niezwłocznie ze swoim biurem rachunkowym co pozwoli księgowej znaleźć najkorzystniejsze, zgodne z prawem, rozwiązanie. Wczesna interwencja fachowca pozwala z reguły uniknąć przykrych dla przedsiębiorcy konsekwencji finansowych. Dzwoń więc w takich sytuacjach do swojego biura, napisz maila lub umów się na spotkanie. Chociaż to ostatnie nie zawsze jest możliwe „od ręki”.